Cómo organizar una conferencia de prensa exitosa

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Para obtener los resultados que queremos de una conferencia de prensa tenemos que hacer algunas valoraciones previas para que sea exitosa, esto significa, que sea del intéres de los medios de comunicación y se reproduzca en dichos medios.

1: Realiza una lista de mensajes, es decir, lo más importante que quieres comunicar y que todo mundo se entere, procura que no sean más de tres mensajes y dale prioridad al que más te importa.

2: Identifica la fuente que sigue tu información, los medios se dividen en secciones; información general, política, seguridad, internacional, cultura, finanzas, educación, cultura etc. Cada una de estas secciones se denomina "fuente" y es la que va siguiendo la información para determinado tipo de lector y sus intereses.

3: Identifica al jefe de sección, editor o jefe de información y al reportero que sigue tu fuente, obten sus datos de contacto: Email, teléfono de oficina, ubicación para hacerle llegar con tiempo la invitación.

4: Elabora un boletin de prensa previo y una invitación, esto es muy importante, sirve para que los jefes de sección y reporteros tengan un panorama previo de lo que vas a anunciar, las personalidades que asistirán y cúal es la importancia de tal conferencia de prensa. El boletin de prensa debe ser sencillo, recomiendo que no debe exceder más de dos cuartillas y debe tener la estructura sencilla e ir al grano. Puedes acompañarlo con fotografías en buena resolución (1500 dpi).

5: Verifica que la fecha que escojas para la conferencia de prensa no sea la misma donde ocurran otros eventos de mayor relavancia que el tuyo, pues será facilmente opacada, esto requiere de una visión panorámica del sector y su decisión debe evaluarse con una investigación previa, busca el mejor día, generalmente recomiendo en los días lunes y martes, de esta manera lo que anuncies se mantrendrá "vivo" en medios durante un tiempo prolongado, cosa contraria ocurre si lo haces jueves o viernes.

6: Ten un networking en medios, conoce a los comuncadores, editores y reporteros o asegurate que quien maneje tu comunicación posea un networking amplio, esa es la clave del éxito que buscas y es lo que define a un profesional de carrera de un aprendiz.

7: Prepara un Kit de prensa: boletin escrito, fotos, videos, libros, folletos y todos aquellos elementos de apoyo que los medios puedan utilizar para transmitir tu información, es importante que poseas fotografos (me refiero a un profesional y no la cámara de tu Iphone) para el día de tu evento y las transmitas por email a la fuente, también es importante un catering para los reporteros y un espacio privado para los ponentes o invitados en la conferencia.

8: Prepara identificadores en la mesa (según el formato que desees) personalizados y sigas las reglas de protocolo y lleves un guión de como se va a desempeñar tu conferencia, los pasos a seguir.

9: Contempla los focos rojos previamente, si sabes que puede existir alguna polémica, piensa cuales podrían ser las preguntas más complicadas y las respuestas más inteligentes, asesórate con profesionales.

Con estas recomendaciones te aseguro éxito en tu conferencia de prensa, recuerda que existen varios formatos de conferencia de prensa, abiertos y cerrados y un sin fin de combinaciones que puedes aprovechar en tu beneficio y de tu imagen.

Cualquier asesoría al respecto puedes obtenerla conmigo, sólo escribe a juliocastre@gmail.com o en mi cuenta de Twitter: @julio_castre y con gusto te orientaré para los mejores resultados.